Зберігання електронних документів

Електронний документ, що застосовується у діловодстві з

незакінченим терміном дії повинен зберігатися в робочому каталозі

автоматизованого робочого місця працівника або на сервері, згідно з

процедурою зберігання електронних документів і обов'язкових

реквізитів, включаючи всі електронні цифрові.

 Електронний документ,

юридична сила якого втрачена за фактом анулювання сертифіката

електронного цифрового підпису, зазначеного в документі, повинен

бути переданий в електронний архів для тимчасового зберігання.

Термін зберігання електронних документів на електронних носіях

інформації повинен бути не менший від терміну, встановленого

законодавством для відповідних паперових документів.

Зберігання електронного документа має супроводжуватися

створенням відповідних електронних журналів обліку для забезпечення

швидкого пошуку необхідного електронного документа і виймання його

з архіву для використання. Електронні документи повинні зберігатись

на електронних носіях інформації у формі, яка дає змогу перевірити

їхню цілісність на цих носіях [2].

На жаль, інформаційні технології поки що не в змозі забезпечити

гарантоване постійне або тривале зберігання електронних документів.

На це впливають такі чинники, як мінливість електронних носіїв

інформації та пристроїв для їх читання, форматів даних та програмного

забезпечення для роботи з ними. Тому нині архівісти пропонують

створювати документи постійного та тривалого строків зберігання у

двох примірниках: на електронному носієві інформації та паперовому.